Tämä on Hallituspartnerit Keski-Suomi ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.6.2019 ja viimeinen muutos 25.9.2020.
1 Rekisterinpitäjä
Nimi: Hallituspartnerit Keski-Suomi ry
Verkkosivut: www.hpks.fi
Osoite: Ismo Kukkonen, Sammonkatu 6 B 31, 40100 Jyväskylä
Puh. 040 590 3223
Sähköposti: ismo.kukkonen@hallituspartnerit.fi
2 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Joel Hujala
Osoite: Keskisentie 11, 40520 Jyväskylä
Puh. 040 4839839
Sähköposti: joel.hujala@hallituspartnerit.fi
3 Rekisterin nimi
Hallituspartnerit Keski-Suomi ry:n asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri, jäsenrekisteri, työntekijärekisteri tms.
4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- laki
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.
Asiakasrekisteri sisältää tietoja Hallituspartnerit Keski-Suomen asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista ja sidosryhmistä asiakassuhteen hoitamista, tiedotusta ja mahdollista laskutusta varten.
Asiakkaalla tarkoitetaan niiden yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys. Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen. Sidosryhmillä tarkoitetaan yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joilla on rekisterinpitäjään yhteistyösuhde.
Rekisteriin kerätään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi. Asiakastiedoista voidaan koota anonyymeja tilastoja, joista yksittäisen henkilön tunnistaminen ei ole mahdollista.
Käsittelyn oikeusperusteena on asiakassuhteen hoitaminen sekä toimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen, kuten suoramarkkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu ei-asiakkaille. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaiset edut. Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteisiin ja asiakasviestinnän kohdentamiseen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöstekoon tai profilointiin.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm.: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Mikäli luovutetaan henkilötietoja eri tahoille, tästä kerrotaan mahdolliset vastaanottajat tai vastaanottoryhmät.
8 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuojaasetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).